Handwerkersteuerung: Service Desk

Da der Service Desk befugt ist, Handwerkerleistungen direkt zu disponieren, fungiert er als zentrale Steuerungseinheit für kleinere Instandhaltungen und technische Reparaturen.

• "Der Wasserhahn im Sanitärbereich tropft, kann ein Installateur bestellt werden?"

• "Die Klimaanlage funktioniert nicht, wann kommt der Techniker?"

• "Ein Türschloss ist defekt, wie schnell kann ein Schlosser kommen?"

• "Ein Stromausfall betrifft mehrere Büros, wer kann das beheben?"

• "Kann ein Maler kurzfristig eine beschädigte Wand ausbessern?"

• Direkte Beauftragung externer Handwerker gemäß bestehenden Verträgen oder Wartungsplänen

• Terminierung und Abstimmung der Einsätze mit den betroffenen Nutzern oder Abteilungen

• Verwaltung von Notdienstkontakten für dringende Reparaturen

• Kommunikation der Handwerkertermine an interne Abteilungen

Ein Mitarbeitender meldet, dass ein Waschbecken überläuft. Der Service Desk beauftragt sofort einen Installateur, stimmt den Termin ab und informiert den Gebäudenutzer über die geplante Reparatur.

-Schnelle und effiziente Beauftragung von Handwerkerleistungen

-Minimierung von Ausfallzeiten durch sofortige Disposition

-Strukturierte Abwicklung aller handwerklichen Instandhaltungsaufträge

Nach der Beauftragung ist es essenziell, dass Handwerkerleistungen termingerecht durchgeführt und Abweichungen frühzeitig erkannt werden. Der Service Desk übernimmt die Koordination und Nachverfolgung der Einsätze.

• "Wann kommt der Handwerker zur geplanten Reparatur?"

• "Der beauftragte Techniker ist nicht erschienen – wie geht es weiter?"

• "Wie lange dauert die Reparatur voraussichtlich?"

• "Gibt es Verzögerungen in der Handwerkerabwicklung?"

• "Welche Maßnahmen werden getroffen, falls der Handwerker nicht verfügbar ist?"

• Überprüfung der Terminierung und Einhaltung der zugesagten Handwerkerleistungen

• Eskalation von Verzögerungen oder Nichterscheinen an Facility Management oder externe Dienstleister

• Kommunikation über Terminverschiebungen oder Alternativlösungen

• Nachverfolgung der abgeschlossenen Arbeiten und Qualitätskontrolle

Ein Mitarbeitender fragt, wann der Elektriker für die Reparatur eines defekten Schalters kommt. Der Service Desk überprüft den Status, kontaktiert den beauftragten Dienstleister und gibt eine aktuelle Rückmeldung.

-Minimierung von Verzögerungen durch aktive Terminverfolgung

-Effiziente Kommunikation zwischen Handwerkern, Facility Management und Nutzern

-Erhöhung der Zufriedenheit durch klare und transparente Terminabstimmungen

Bei dringenden technischen Ausfällen oder sicherheitskritischen Störungen muss der Service Desk sofort reagieren und einen Handwerker mit Notfalleinsatz beauftragen.

• "Ein Wasserrohrbruch setzt einen Raum unter Wasser – sofortiger Notdienst benötigt!"

• "Ein kompletter Stromausfall betrifft mehrere Etagen – schnelle Reaktion erforderlich!"

• "Ein Fenster wurde eingeschlagen, Sicherheitsglas muss sofort ersetzt werden!"

• "Eine Brandmeldeanlage zeigt einen Fehler, kann ein Techniker sofort kommen?"

• Direkte Disposition von Notdiensteinsätzen gemäß Notfallplänen

• Priorisierung der Störungsmeldungen und Eskalation bei sicherheitsrelevanten Ereignissen

• Koordination mit Facility Management, Sicherheitsdienst und Handwerksfirmen

• Bereitstellung von Sofortmaßnahmen zur Minimierung von Schäden

Nach einem Wasserrohrbruch beauftragt der Service Desk sofort einen Sanitär-Notdienst, informiert das Facility Management und veranlasst temporäre Absperrmaßnahmen.

-Schnelle Reaktion bei Notfällen zur Schadensminimierung

-Vermeidung von Betriebsunterbrechungen durch schnelle Eskalation

-Effektive Kommunikation zwischen allen beteiligten Stellen

Viele Handwerkerleistungen werden im Rahmen von Wartungsverträgen oder Service-Level-Agreements (SLA) erbracht. Der Service Desk verwaltet die Einhaltung dieser Vereinbarungen und steuert deren Umsetzung.

• "Welche Handwerksfirma ist für die Wartung der Aufzugsanlagen zuständig?"

• "Wann findet die nächste planmäßige Wartung der Brandschutztechnik statt?"

• "Welche Leistungen sind im Wartungsvertrag für die Klimaanlagen enthalten?"

• "Welche Reaktionszeiten gelten laut Service-Level-Agreement für Notfälle?"

• Bereitstellung von Informationen zu bestehenden Wartungsverträgen und Handwerkerleistungen

• Überwachung der Einhaltung von SLA-Vereinbarungen mit Dienstleistern

• Eskalation bei Verstößen gegen vertragliche Reaktionszeiten

• Koordination regelmäßiger Wartungseinsätze mit Facility Management und externen Partnern

Ein Mitarbeitender fragt, wann die nächste Wartung der Heizung stattfindet. Der Service Desk prüft den Wartungsplan, gibt die Termininformation weiter und bestätigt den nächsten Wartungstermin.

-Optimierung der Wartungsplanung durch transparente Kommunikation

-Sicherstellung der fristgerechten Einhaltung von Wartungsverträgen

-Effiziente Nutzung vertraglicher Handwerkerleistungen