Zeiterfassungssysteme
Zeiterfassungssysteme ermöglichen Unternehmen, Arbeitszeiten und Anwesenheit ihrer Mitarbeiter präzise zu erfassen und auszuwerten
Die Implementierung solcher Systeme kann die Effizienz von Personalmanagement und Ressourcenplanung erheblich verbessern. Moderne Zeiterfassungssysteme bieten Flexibilität und können an unterschiedliche Arbeitsmodelle wie Remote-Arbeit oder Schichtbetrieb angepasst werden. Die Integration von Zeiterfassungssystemen in bestehende IT-Infrastrukturen ermöglicht eine reibungslose Kommunikation und Prozessoptimierung.
Stempeluhren für Kleinbetriebe
Stempeluhr (für Kleinbetriebe) Bild: Megazeit (meg)
Eine Stempeluhr, auch Kontroll- oder Stichprobe genannt, hält die Arbeitszeit von Arbeitnehmern fest, indem sie Arbeitsbeginn und Arbeitsende aufzeichnet. Bereits 1797 wurde von Benjamin Thomsen eine Uhr mit Einwurfschlitz für Kennmarken in Betrieb genommen. Sie diente der Erfassung der Arbeitszeit bayerischer Beamter. Allerdings bekam sie ihre Bedeutung erst im Zuge der Industrialisierung. In der heutigen Zeit sind die Stempeluhren Rechner, die beispielsweise selbstständig die Zeiten berechnen und sie auf den sogenannten Stempelkarten ausweisen.
Stempeluhren gelten als relativ einfache Systeme für die Anwesenheitskontrolle in nicht allzu großen Unternehmen, weil sie mit vergleichsweise geringen Kosten gegenüber anderen Systemen angeschafft und betrieben werden können.
Aufzeichnungen und Verwaltung
Wichtig ist, dass das System eine lückenlose Aufzeichnung durchführt, damit eine arbeits-rechtliche Relevanz entsteht, wenn es beispielsweise um den Nachweis von Fehlstunden geht, die nicht bezahlt werden sollen. Durch die Möglichkeit, für die Mitarbeiter, ihre per-sönliche Stempelkarte nachzuvollziehen, sollten sich vorprogrammierte Streitfälle vermeiden und das Vertrauen in das System erhöhen lassen.
So ist auch die
Dokumentation von offiziellen Pausen,
Raucherpausen u. ä.
Dienstgängen,
Arztgängen usw.
sorgfältig durchzuführen. Zur Vereinfachung können verschiedene Arbeitszeitregime ein-programmiert werden.
Auf diese Weise werden beispielsweise
die jeweils unterschiedlichen Wochenstunden,
die vereinbarten Kernarbeitszeiten,
Abzüge für arbeitsrechtlich vereinbarte Pausen,
Regelungen bei Überstunden,
Wegezeiten,
Zuschläge u.a.m.
automatisch berücksichtigt.
Das System verwaltet unter anderem
Arbeitsstunden,
Abwesenheiten,
manuelle Korrekturen
Urlaubskonten usw.
Für Auswertungen, die mit den Arbeitszeiten, dem Budget usw. zusammenhängen, bieten die meisten Zeiterfassungssysteme vielfältige Möglichkeiten an. Ebenso sind die Systeme weitgehend problemlos erweiterbar bzw. können problemlos angepasst werden. Das ist bei-spielsweise der Fall bei Änderung von Schicht- und Dienstplänen, bei der Zeiterfassung von temporären Projekten, Unternehmenserweiterungen oder -verkleinerungen. Auf diese Weise helfen die Zeiterfassungssysteme, beispielsweise Zeitkonten, aktuelle Überstunden usw. je-derzeit im Griff zu haben. Auswertung können sowohl jährlich, als auch täglich durchgeführt und übersichtlich dargestellt werden. Derlei aufgestellte Statistiken helfen beispielsweise bei der Urlaubsplanung.
Besonders vorteilhaft ist eine Online-Anwesenheitsüberprüfung insbesondere in Notsituatio-nen. So kann beispielsweise das Zeiterfassungssystem helfen, festzustellen, ob sich Personen außer Haus befinden.
Zeiterfassung per App & am Bildschirm
Ein weiteres Zeiterfassungssystem funktioniert beispielsweise per App und Bildschirm. Es ist gut geeignet für Büroarbeit, Außendienst und Arbeitsverträge mit Homeoffice. Die Arbeitszeiterfassung erfolgt hier also mithilfe einer speziellen App und am jeweiligen (persönlichen) Bildschirm.
Leistungsmerkmale eines solchen Zeiterfassungssystems App/Bildschirm sind:
An- und Abmeldung mit App oder WebTerminal im Browser
Unbegrenztes Buchen pro Tag
Erfassung von Pausen, Raucherpausen, Dienstgängen und anderen Unterbrechungen
Anwesenheitsübersicht in Echtzeit (Anwesenheits-Tableau im Browser für jeden berech-tigten User)
Zeiterfassungssoftware mit Bedienung im Browser an jeder Stelle des Netzwerkes (bei guten Systemen unabhängig vom Betriebssystem)
Erweiterbar für mehrere Administratoren mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen
Datenschutz sicher und konform mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung
Übersichtliche Mitarbeiterverwaltung mit farblichen Kennzeichnungen und zusätzlichen persönlichen Informationen zu Abteilungen, Mandanten, Firmenbereichen und Mitarbei-tergruppen
mehrere unterschiedliche Arbeitszeitregelungen (erweiterbar) mit unterschiedlichen Soll-stunden, Pausenzeiten, Kernzeiten, Arbeitszeitbeginn und -ende pro Wochentag ein-stellbar
Intelligente Schichterkennung (auch über Mitternacht) anhand der Ein- und Ausstempe-lung, alternativ manuelle Planung der Schichten
Berechnet automatisch alle Tages-, Wochen, Monats- und Jahresstunden der Mitarbeiter
Überstunden und Zuschläge, z.B. für Nachtarbeit oder am Samstag, Sonntag, Feiertag werden automatisch berechnet
Minutengenaue Stundenerfassung oder Rundung der Buchungen z.B. im 15 Minuten-Takt
Verschiedene Pausen-Regelungen mit automatischem Pausenabzug in Pausenzonen oder nach X Stunden individuell einstellbar
Erfassung von Urlaub, Kranktagen, Dienstreisen, Mutterschutz, Berufsschule, Eltern-zeit, Homeoffice und anderen individuell einstellbaren Abwesenheiten mit grafischem Monatsplaner und Jahresübersicht
Verwaltung von Urlaubsanspruch, Resturlaub, Alturlaub mit automatischer Übernahme in das Folgejahr individuell pro Mitarbeiter einstellbar
Integrierter Korrekturassistent für vergessene Stempelungen, unentschuldigte Abwesen-heit und Berechnungsfehler mit einfachen Korrekturmöglichkeiten per Mausklick
Automatische Feiertage für alle deutschen Bundesländer sowie Österreich und Schweiz (beliebig erweiterbar)
Verschiedene vordefinierte Druckauswertungen, weitere Berichte mit individuellen Ein-stellungen
Export von Auswertungen nach Excel bereits standardmäßig enthalten
Optional Übergabe der Daten in Lohnprogramme wie Datev, Sage, Lexware usw.
Mehrplatzfähig im Netzwerk mit zentraler Datenbank auf dem Server
Optional Mitarbeiter-Portal zur Einsicht der Mitarbeiter in ihre persönlichen Zeitdaten
Modularer Aufbau im Baukastenprinzip durch zusätzliche Erweiterungen & Tools bei steigenden Anforderungen.
Idealtypische Voraussetzungen eines Servers für ein Zeiterfassungssystem sind:
Mehrkernprozessor der aktuellen Generation
Arbeitsspeicher 8 GB
Festplatte ab 120 GB (SSD empfohlen)
Betriebssystem 64 Bit, Windows Server ab 2008, Windows 7 / 8 / 10
