Erstellung und Übergabe von Leistungsverzeichnissen

Sobald die Word-Entwürfe pro Gewerk vorliegen, werden sie gesammelt an den Auftraggeber (z. B. die Stadtwerke-Fachabteilung) zur Durchsicht und Kommentierung übermittelt. Idealerweise geschieht dies noch vor einer anstehenden Vor-Ort-Begehung. So hat der Auftraggeber Gelegenheit, frühzeitig Rückmeldungen zu geben, Unklarheiten zu markieren und Ergänzungswünsche zu äußern. Die Übermittlung kann elektronisch erfolgen (per E-Mail oder über eine Kollaborationsplattform).

• Dokumentierte Kommunikation: Bitten Sie den Auftraggeber, Änderungen oder Fragen direkt im Dokument zu markieren (z. B. mit der Kommentarfunktion oder Änderungsverfolgung in der Textverarbeitung). Dadurch entsteht eine klare, schriftliche Dokumentation aller Rückmeldungen.

• Zeitmanagement: Setzen Sie eine knappe, aber realistische Frist für die Kommentierung, damit die folgenden Projektschritte nicht verzögert werden. Zum Beispiel: Versand der Entwürfe am Tag X, Rückmeldung erbeten innerhalb von 5 Werktagen.

• Verantwortlichkeiten: Bestimmen Sie einen Ansprechpartner beim Auftraggeber, der die interne Koordination der Kommentare übernimmt und zentral gesammelt zurückmeldet. So kommt konsolidiertes Feedback zurück, anstatt verstreuter Einzelkommentare. Auch intern im Projektteam sollte klar sein, wer die eingehenden Kommentare auswertet und einarbeitet (häufig der jeweilige Ersteller des Entwurfs mit Unterstützung des Projektleiters).

Nach Versendung der ersten Entwürfe – und möglichst noch bevor mit der detaillierten Überarbeitung begonnen wird – findet ein Projektauftaktgespräch (Kick-off) mit allen Beteiligten statt. Dieses Meeting kann persönlich oder via Videokonferenz (wenn die Zeit drängt und Verfügbarkeit knapp ist) durchgeführt werden. Ziel des Auftaktgesprächs ist es, das geplante Vorgehen zu bestätigen oder anzupassen.

• Projektverlauf und Termine: Überprüfung des bisherigen Zeitplans und ggf. Anpassung. Alle wichtigen Meilensteine (z. B. Begehungstermin, Abgabefrist für finale LVs) werden fixiert, um ein straffes, aber machbares Timing zu gewährleisten.

• Rollen und Verantwortlichkeiten: Jede Person kennt nun ihre Rolle im Projekt. Es wird klar benannt, wer Projektleiter ist, wer die fachlichen Bearbeiter für die einzelnen Gewerke sind, wer die Qualitätssicherung übernimmt und wer auf Auftraggeberseite die Freigaben erteilt. Diese Klarheit verhindert Überschneidungen oder Lücken in der Zuständigkeit.

• Kommunikationswege: Festlegung, wie die Kommunikation erfolgt (z. B. regelmäßige Jour-fixe-Telcos, Updates per E-Mail, Nutzung einer gemeinsamen Plattform). Ebenso wird vereinbart, wie Änderungen gehandhabt werden: Soll jede Änderung erst nach Rücksprache erfolgen? Werden neue Anforderungen schriftlich nachgereicht und versioniert? Eine dokumentierte Kommunikationsstrategie stellt sicher, dass alle Änderungen und Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.

Im Ergebnis des Projektauftakts sind alle Beteiligten auf einem Stand. Eventuelle Unklarheiten aus den ersten Entwürfen oder Terminfragen sind bereinigt. Das Team kennt nun die nächsten Schritte genau, was angesichts begrenzter Zeitressourcen besonders wichtig ist.

Anschließend erfolgt eine Vor-Ort-Begehung der betreffenden Anlagen oder Gebäude. Diese Begehung dient vor allem dazu, die Punkte gezielt zu überprüfen, die im LV-Entwurf noch unklar oder lückenhaft sind. Durch die Begehung gewinnen alle Beteiligten ein konkretes Bild der örtlichen Gegebenheiten, was hilft, die Leistungsverzeichnisse präzise und realitätsnah zu halten.

• Machen Sie Fotos von allen relevanten Bauteilen, Geräten oder Bereichen. Achten Sie darauf, auch Details zu erfassen, die später für die Leistungstexte wichtig sein könnten (z. B. spezifische Materialzustände, exakte Maße, Anschlussstellen etc.).

• Nutzen Sie moderne Hilfsmittel zur KI-gestützten Objekterkennung (z. B. eine App auf dem Smartphone), um unbekannte Objekte oder Anlagenteile schnell zu identifizieren. Ein solches Werkzeug kann zum Beispiel anhand eines Fotos erkennen, um welches Bauteil oder Modell es sich handelt, oder es kann automatisch Schriftzüge/Typenschilder lesen. Dies spart Zeit, da man vor Ort direkt Informationen erhält, anstatt später alles manuell nachzurecherchieren.

• Führen Sie Notizen (ggf. digital auf einem Tablet) zu jedem festgestellten Punkt: Welche Zusatzleistungen könnten nötig sein? Wo stimmen Entwurf und Realität überein, wo nicht? Wer könnte bestimmte Unklarheiten klären? Diese Notizen fließen später in die Überarbeitung der LVs ein.

• Losweise vorgehen: Falls das Projekt in Lose oder Gewerke aufgeteilt ist, kann es sinnvoll sein, die Begehung segmentiert durchzuführen (siehe Schritt 5). Beispielsweise könnten Gebäudeteile oder technische Anlagen getrennt inspiziert werden, um fokussierter zu arbeiten.

• Erfassung offener Punkte: Halten Sie insbesondere Ausschau nach Leistungen, die im Entwurf nicht oder nur allgemein beschrieben wurden. Diese werden vor Ort konkretisiert. Ein Beispiel: Im LV-Entwurf steht „Austausch schadhafter Wandfliesen nach Bedarf“ – bei der Begehung sollte ermittelt werden, wie viele Fliesen voraussichtlich betroffen sind und ob besondere Zugänglichkeiten zu beachten sind.

• Verantwortlichkeiten vor Ort: Bestimmen Sie für die Begehung pro Gewerk oder Los einen verantwortlichen Fachexperten, der die Augen auf „sein“ Thema richtet. So gehen keine Details verloren. Der Projektleiter oder ein Koordinator sollte außerdem anwesend sein, um Querfragen zu stellen und das Gesamtbild im Auge zu behalten.

Die Begehung selbst wird losweise bzw. gewerkeweise durchgeführt. Das heißt, man teilt den Gesamtumfang nach sinnvoll abgegrenzten Bereichen auf – zum Beispiel Gebäudehülle (Dach und Fach), Innenausbau/Malerarbeiten, Gebäudetechnik etc. Jede dieser Kategorien entspricht einem Los oder Gewerk und wird nacheinander (oder bei großem Team auch parallel in mehreren Gruppen) begangen. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass für jeden Bereich spezialisierte Augen vor Ort sind und keine Aspekte übersehen werden.

• Zutritts- und Fotogenehmigung: Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass für alle zu begehenden Bereiche Zugangserlaubnis vorliegt. Wenn externe Fachleute oder Dienstleister an der Begehung teilnehmen, müssen ggf. Fremdfirmenanmeldungen oder Sicherheitsunterweisungen (z. B. bei Industrieanlagen) erfolgen. Ebenso ist die Fotografiererlaubnis vorab einzuholen, besonders bei sensiblen Bereichen. Nichts wäre zeitraubender, als vor Ort wegen fehlender Genehmigungen aufgehalten zu werden.

• Begehungsplan: Erstellen Sie einen Ablaufplan, der festlegt, in welcher Reihenfolge welche Lose begangen werden, wer jeweils dabei sein muss (z. B. ein Vertreter des Auftraggebers für technische Anlagen, ein Sicherheitsbeauftragter für Dachbegehungen etc.) und wie viel Zeit pro Abschnitt vorgesehen ist. Dieser Plan sollte mit allen Beteiligten vorab geteilt werden, um pünktlich und koordiniert starten zu können.

• Ausrüstung: Sorgen Sie dafür, dass alle nötigen Hilfsmittel verfügbar sind: Baupläne oder Grundrisse, Checklisten der offenen Punkte aus Schritt 4, Fotoapparat oder Smartphone, ggf. Taschenlampe, Metermaß, persönliche Schutzausrüstung (Helm, Warnweste, Sicherheitsschuhe, wenn erforderlich). Auch das KI-Tool zur Objekterkennung sollte offline verfügbar sein, falls vor Ort kein Internetzugang besteht.

Durch diese Vorbereitung und die Aufteilung nach Losen kann die Begehung innerhalb minimaler Zeit effektiv durchgeführt werden. Jeder konzentriert sich auf sein Fachgebiet, und am Ende liegen für alle Bereiche konkrete Erkenntnisse vor.

Unmittelbar nach Abschluss der Vor-Ort-Begehung (am selben Tag, wenn möglich) findet eine Abschlussbesprechung statt. In diesem Meeting kommen alle Beteiligten noch einmal zusammen – idealerweise persönlich, alternativ per Videokonferenz – um die Ergebnisse der Begehung auszuwerten und die nächsten Bearbeitungsschritte abzustimmen.

• Festhalten der Begehungsergebnisse: Jeder Fachexperte berichtet kurz, was in seinem Los/Gewerk aufgefallen ist und welche Änderungen oder Ergänzungen sich daraus für das Leistungsverzeichnis ergeben. Diese Ergebnisse sollten protokolliert werden, z. B. in Stichpunkten je Gewerk, damit nichts verloren geht.

• Aktualisierte Aufgabenliste: Auf Basis der neuen Erkenntnisse wird festgelegt, wer was bis wann zu erledigen hat. Zum Beispiel: „Herr X aktualisiert das LV Malerarbeiten bis Datum Y mit den festgestellten Mengen; Frau Y ergänzt im LV Gebäudetechnik zusätzliche Positionen für die neu entdeckten Mängel; Projektleiter prüft bis Datum Z alle überarbeiteten LVs.“ Durch diese klare Aufgabenverteilung mit Terminen bleibt das Vorgehen trotz Zeitdruck planbar.

• Kommunikations- und Versionierungsabstimmung: Es wird vereinbart, wie die Einbindung der Begehungsergebnisse dokumentiert wird. In der Regel erfolgt jetzt eine neue Version der LV-Entwürfe (z. B. „Entwurf LV Malerarbeiten V2 nach Begehung“). Alle Änderungen gegenüber der vorigen Version sollten nachvollziehbar sein – entweder durch Änderungsverfolgung im Dokument oder durch ein kurzes Änderungsprotokoll. Auch die Art der Verteilung wird geklärt: Versendet der Projektleiter die aktualisierten Dokumente an alle oder stellt sie auf der Projektplattform bereit? Solche Absprachen garantieren, dass jeder den gleichen Informationsstand hat.

Am Ende von Schritt 6 wissen alle Beteiligten genau, wie es weitergeht und wer wofür verantwortlich ist. Die Dokumentation (Fotos, Notizen, Protokoll) ist gesammelt und kann nun in die finale Überarbeitung der Leistungsverzeichnisse einfließen.

Auf Grundlage der kommentierten Entwürfe (Schritt 2) und der Begehungserkenntnisse (Schritt 6) werden die Leistungsverzeichnisse nun endgültig überarbeitet. Jede zuständige Fachperson aktualisiert die LV-Positionen ihres Gewerkes. Anschließend erfolgt eine Qualitätssicherung: Eine zweite Person oder der Projektleiter liest alle LVs quer, prüft auf Vollständigkeit, Einheitlichkeit der Sprache und Einhaltung der formalen Vorgaben. Jetzt sollte kein Punkt aus den Kommentierungen oder der Begehung mehr offen sein.

Ein wichtiger Schritt ist die Überführung der finalen LV-Daten in ein AVA-System (AVA = Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung, z. B. eine Software, die das GAEB-Format unterstützt).

• Automatisierte Prüfung und Konsistenz: Die meisten AVA-Systeme überprüfen Plausibilitäten (z. B. korrekte Summierungen, vollständige Mengeneinheiten) und verhindern Formatierungsfehler. So wird sichergestellt, dass das LV formal korrekt ist.

• Einheitliche Struktur und Ordnungszahlen: Im AVA-System wird die LV-Struktur hierarchisch abgebildet (Hauptgruppen, Unterpositionen etc.). Dabei werden die Ordnungszahlen (OZ), also die Positionsnummern, konsistent vergeben. Jede Leistungsposition erhält eine eindeutige OZ, die ihre Stellung in der Hierarchie zeigt. Zum Beispiel kann eine Position „Malerarbeiten innen“ die OZ "1.2.3.5" bekommen, was anzeigt: Los 1, Kapitel 2, Unterkapitel 3, 5. Position in dieser Gruppe. Die Ordnungszahlen sollten logisch aufsteigend und lückenlos sein, damit keine Positionsnummer doppelt vergeben wird oder fehlt. Falls bestimmte Hierarchieebenen im konkreten LV nicht benötigt werden, bleibt die Systematik dennoch erhalten – viele Programme markieren unbelegte Ebenen z. B. mit Nullen oder Platzhaltern, um die Struktur konsistent zu halten. Wichtig ist, dass die OZ-Systematik vorab geplant wurde (meist in Schritt 3 oder 4 bei der Strukturierung des Inhalts), sodass nun beim Import keine Überraschungen auftreten. Eine durchdachte Nummerierung erleichtert später allen Beteiligten die Orientierung und Bezugnahme auf einzelne Positionen (z. B. bei Bieterfragen während der Ausschreibung kann man klar auf „Position 1.2.3.5“ verweisen, und jeder findet diese sofort im LV).

• Zeitersparnis bei der Ausgabe: Sind die Daten im AVA-System erfasst, lässt sich daraus direkt das gewünschte Austauschformat erzeugen (siehe Schritt 8). Das manuelle Überarbeiten von Formatierungen entfällt.

• Versionskontrolle: Bewahren Sie die finale Word-Version als Dokumentation auf (mit Versionsnummer „final“ oder einer fortlaufenden Nummer). So haben Sie einen Nachweis, was genau mit dem Auftraggeber abgestimmt war, bevor die Daten ins System gingen. Im AVA-System werden Änderungen häufig nicht so komfortabel nachvollziehbar wie in Word-Dateien – behalten Sie daher die finale abgestimmte Fassung bei den Projektunterlagen.

• Digitale Unterstützung: Nutzen Sie Import-Funktionen des AVA-Programms, falls vorhanden. Manche Systeme erlauben den Import von strukturierten Excel- oder Word-Dateien. Das spart Zeit und reduziert Tippfehler. Achten Sie aber darauf, dass alle Inhalte korrekt übernommen wurden.

• Qualitätssicherung: Planen Sie trotz Zeitdruck ausreichend Prüflauf ein. Eine häufige Methode ist der „Vier-Augen-Check“: Eine Person erstellt, eine zweite überprüft jede Leistungsposition noch einmal (Inhalt, Menge, Einheit, Nummerierung). Dabei sollten auch die Einheitlichkeit von Begrifflichkeiten und die Einhaltung von Normen (DIN/VOB) kontrolliert werden.

Nachdem die Leistungsverzeichnisse final im AVA-System vorliegen, erfolgt die Ausgabe und Übergabe an den Auftraggeber. Üblich – und in vielen Fällen vertraglich gefordert – ist die Bereitstellung des LV im GAEB-Format. Für Instandhaltungsmaßnahmen und Rahmenausschreibungen wird aktuell oft GAEB XML in der Austauschphase X83 (DA XML 3.2) verwendet. Dieses Format ermöglicht es dem Auftraggeber und später den Bietern, die LV-Daten digital weiterzuverarbeiten (z. B. in Angebotssoftware).

Zusätzlich zum GAEB-XML liefert man das LV meist auch als PDF-Dokument. Das PDF dient zur lesbaren Archivierung und als Referenz für alle, die kein GAEB-Viewer-Programm haben. Stellen Sie sicher, dass das PDF übersichtlich formatiert ist (z. B. mit Inhaltsverzeichnis, klaren Überschriften je Los/Gewerk, vollständiger Positionsliste und ggf. Summenzusammenstellungen je Kapitel).

Die Übergabe der finalen Unterlagen sollte schriftlich dokumentiert werden, etwa per Übergabeprotokoll oder zumindest per E-Mail, in der bestätigt wird, welche Dateien (GAEB, PDF, evtl. zusätzliche Anlagen) übermittelt wurden. Damit ist klar geregelt, ab wann die Unterlagen dem Auftraggeber vorliegen und verwendet werden können.

• Abschlusssicherheit: Lassen Sie sich den Erhalt der Dateien bestätigen. Dies kann formlos per E-Mail geschehen („Empfang der LV-Daten GAEB X83 und PDF wird hiermit bestätigt“), gibt aber beiden Seiten Sicherheit.

• Letzter Check: Öffnen Sie die erzeugte GAEB-Datei vor der Übergabe testweise selbst in einem GAEB-Viewer oder der AVA-Software, um sicherzugehen, dass alle Inhalte (Positionsbeschreibungen, Mengen, Einheitstexte) korrekt dargestellt werden. Gleiches gilt für das PDF – prüfen Sie, ob keine Seite abgeschnitten ist und alle Inhalte lesbar sind.

• Projektdokumentation: Archivieren Sie für sich sowohl die GAEB-Datei als auch das finale PDF und ggf. die AVA-Projektdatenbank. So haben Sie für die interne Nachvollziehbarkeit alle finalen Datenstände gesichert.

Über alle Schritte hinweg ist es entscheidend, eine durchgängige Versionierung der Dokumente und eine transparente Kommunikation sicherzustellen. Jeder Zwischenschritt sollte eindeutig benannt und datiert sein. Beispielsweise kann die Dokumenthistorie eines Gewerks so aussehen: „Entwurf_V1“, „Entwurf_V2_nach_Kommentaren“, „Entwurf_V3_nach_Begehung“, „LV_final“. In jeder Phase werden die Änderungen zum Vorgänger dokumentiert – sei es durch Änderungsverfolgung im Dokument oder durch eine kurze Beschreibung per E-Mail/Protokoll.

Alle Absprachen mit dem Auftraggeber, ob mündlich in Meetings oder schriftlich per Mail, sollten schriftlich festgehalten werden (z. B. Meeting-Protokolle, Absprachen in der E-Mail nochmals zusammenfassen). Diese dokumentierte Kommunikation schützt vor Missverständnissen und dient im Zweifel als Nachweis, welche Anforderungen und Änderungen vereinbart wurden. Insbesondere bei knappem Zeitrahmen verhindert klare Kommunikation Fehler und Doppelarbeit – jeder weiß immer, was der aktuelle Stand ist und welche Aufgaben als nächstes anstehen.

Fazit: Mit diesem strukturierten Vorgehen lassen sich Leistungsverzeichnisse für Instandhaltungsmaßnahmen effizient und fehlerfrei erstellen. Durch Terminoptimierung, klare Rollenverteilung, konsequente Versionierung und Nutzung digitaler Tools werden die Herausforderungen begrenzter Zeit und hoher Komplexität gemeistert. Am Ende steht ein fachlich und formal einwandfreies Leistungsverzeichnis, das dem Auftraggeber fristgerecht im gewünschten Format (GAEB und PDF) übergeben wird.