Checkliste Projektfahrplan

Alle relevanten Stakeholder identifizieren und einbinden (technische Abteilungen, Vergabestelle/Einkauf, Rechtsabteilung, externe Berater); gemeinsames Verständnis der Projektziele sicherstellen.

Anforderungen systematisch erheben (z. B. Interviews, Workshops, Dokumentenanalyse, Umfragen, Beobachtung laufender Prozesse).

Bedarf und Leistungsumfang vollständig erfassen: alle benötigten Leistungen definieren (Umfang/Tiefe) und priorisieren.

Unklare Anforderungen frühzeitig klären, um spätere Änderungen oder Lücken zu vermeiden.

Abgestimmten Anforderungskatalog/Lastenheft erstellen, der festhält, welche Leistungsverzeichnisse mit welchem Detaillierungsgrad zu erstellen sind.

Anforderungskatalog von allen Stakeholdern freigeben lassen (gemeinsame Bestätigung des Bedarfs).

Anforderungskatalog freigegeben (Ziele & Umfang abgestimmt)

ca. 1–2 Wochen (Projektstart)

Kick-off-Meeting mit Auftraggeber und Kernteam durchführen; Projektziele, Rollen (Projektleiter, Ansprechpartner), Kommunikationswege und grobe Meilensteine abstimmen.

Detaillierten Projektplan ausarbeiten: Anforderungen in konkrete Arbeitspakete überführen und Zeitachse erstellen; Zuständigkeiten festlegen (wer erarbeitet welche LV-Teile).

Risiken und Engpässe identifizieren und Gegenmaßnahmen planen.

Projektvorgaben festhalten (z. B. Vorlagen, einzusetzende Software, Normvorgaben) und sicherstellen, dass das Projektumfeld (Tools, Ressourcen) vorbereitet ist.

Projektplan und Verantwortlichkeiten mit dem Auftraggeber abstimmen (Ergebnis des Kick-offs festhalten).

Projektplanung abgeschlossen (Kick-off erfolgreich, Plan freigegeben)

ca. 1 Woche (nach Projektstart)

Erhobene Anforderungen konsolidieren und schriftlich präzisieren; Anforderungsspezifikation mit dem Auftraggeber validieren (Vollständigkeit und Korrektheit sicherstellen).

Nur bestätigte Anforderungen für die LV-Erstellung berücksichtigen (ungeklärte Anforderungen aussortieren).

Änderungen im Bedarf steuern: neue/geänderte Anforderungen dokumentieren, Auswirkungen prüfen und nur nach Freigabe des Auftraggebers umsetzen (Projektumfang klar halten).

Regelmäßige Abstimmungen (Status-Meetings) durchführen, um Anforderungsstand nachzuverfolgen und Missverständnisse frühzeitig zu klären.

Abgenommene Anforderungsspezifikation als Grundlage festschreiben.

Anforderungsspezifikation freigegeben (inhaltliche Basis geklärt)

ca. 1–2 Wochen (initial; danach laufende Kontrolle)

Gliederung und Hierarchie für das Leistungsverzeichnis entwerfen (Leistungen nach Gewerken/Anlagenteilen/Leistungsarten gruppieren; Haupt- und Unterpositionen sowie Losaufteilung festlegen).

Struktur an Standards ausrichten: GAEB-gerechte Aufbauweise sicherstellen und einheitliche Ordnungszahlen/Systematik (z. B. STLB-Code) verwenden.

Existierende Vorlagen oder Textbausteine einplanen (wiederkehrende Leistungsbeschreibungen aus früheren LVs übernehmen, soweit passend).

Strukturentwurf mit dem Auftraggeber abstimmen und freigeben lassen, bevor die Detailausarbeitung beginnt.

Abgestimmtes Inhaltsverzeichnis/Gliederungskonzept für das LV festhalten.

LV-Struktur genehmigt (Inhaltsverzeichnis steht fest)

ca. 1 Woche (Strukturplanung)

LV-Entwurf gemäß der abgestimmten Struktur erstellen: Alle Leistungspositionen mit präziser Beschreibung, Einheit und Mengenvorgabe ausformulieren.

Klare und vollständige Leistungsbeschreibungen sicherstellen (keine Interpretationsspielräume für Bieter lassen).

Standardisierte Ausschreibungstexte nutzen (z. B. STLB-Bau) für normgerechte, konsistente Formulierungen.

Interne Qualitätssichtung des Erstentwurfs durchführen (Vier-Augen-Prinzip innerhalb des Teams).

Erstentwurf des LV an den Auftraggeber/Stakeholder zur Durchsicht weiterleiten.

Rückmeldungen der Stakeholder einholen (fehlende Positionen, Änderungswünsche, formale Korrekturen) und dokumentieren.

Feedback im LV-Entwurf einarbeiten und überarbeiten (zweiter Entwurf).

Bei Bedarf weitere Review-Schleifen durchführen, bis alle Anmerkungen geklärt und eingearbeitet sind (Änderungen protokollieren für Nachvollziehbarkeit).

Finalen LV-Entwurf erstellen, der alle abgestimmten Änderungen enthält.

LV-Entwurf finalisiert (abgestimmt und bereit für QS)

ca. 3–5 Wochen (Erstellung Erstentwurf) + 1–2 Wochen (Reviews)

Formale QS-Prüfung des finalen Entwurfs vornehmen (Vier-Augen-Prinzip durch unbeteiligte Person).

Vollständigkeit prüfen: Sind alle geforderten Leistungen enthalten und stimmen die Mengenansätze? Abgleich mit Anforderungskatalog und ähnlichen früheren LVs durchführen.

Normen- und Richtlinienkonformität sicherstellen: Entspricht das LV VOB/C, DIN-Normen und internen Vorgaben (produktneutral, keine unzulässigen Anforderungen)?

Eindeutigkeit und Verständlichkeit kontrollieren: Sind alle Leistungsbeschreibungen klar und unmissverständlich formuliert (keine Interpretationsspielräume)?

Strukturelle Konsistenz prüfen: Stimmen Nummerierung und Gliederung, wurden GAEB-Vorgaben eingehalten?

Rechtskonformität checken: Keine Vergabeverstöße (z. B. unzulässige Markennennungen), entspricht Vergaberecht und Unternehmensrichtlinien; ggf. Rechts-/Vergabeabteilung einbeziehen.

Festgestellte Mängel oder Unklarheiten aus der QS beheben (Dokument korrigieren).

Qualitätssicherungs-Prüfprotokoll erstellen und Freigabereife bestätigen.

Qualitätsprüfung bestanden (LV bereit zur Freigabe)

ca. 1 Woche (QS-Phase)

Finales LV-Dokument (nach QS) dem Auftraggeber/der Vergabestelle vorlegen und Schlussabstimmung durchführen.

Offizielle Freigabe des Leistungsverzeichnisses durch den Auftraggeber einholen (Bestätigung, dass LV den Anforderungen entspricht).

LV durch Auftraggeber freigegeben (offizielle Genehmigung)

Freigegebenes LV in den erforderlichen Formaten bereitstellen (GAEB-XML für AVA-System, PDF zur Dokumentation) und an den Auftraggeber übergeben.

Leistungsverzeichnis ggf. in Ausschreibungsplattform oder internes Vergabesystem einstellen.

Projektabschluss-Gespräch durchführen: Projektverlauf auswerten (Lessons Learned) und bestätigen, dass alle Projektziele erreicht wurden.

Alle finalen Unterlagen und Dokumentationen geordnet abschließen und archivieren.

Projekt abgeschlossen (LV übergeben und dokumentiert)

ca. 1 Woche (Freigabe & Projektabschluss)

Vorhandene Leistungsverzeichnisse und Ausschreibungsunterlagen früherer vergleichbarer Projekte zusammenstellen (als Referenz und Vorlage).

Alle relevanten technischen Dokumentationen und Pläne einholen (Netzpläne, Handbücher, Inspektionsberichte etc.), um genaue Leistungsbeschreibungen zu ermöglichen.

Interne Standards und Richtlinien der Stadtwerke Rostock AG beschaffen (z. B. LV-Vorlagen, CI-Vorgaben, Standardleistungsbeschreibungen, Ansprechpartner für Fachfragen).

Anzuwendende gesetzliche und normative Vorgaben identifizieren (Vergaberecht wie VgV/UVgO/VOB, VOB/C und DIN-Normen für technische Leistungen, Arbeitsschutz- und Umweltauflagen).

Wichtige Eckdaten der Rahmenverträge klären (geplante Laufzeiten, Auftragsvolumen, Losstruktur, besondere Vertragsbedingungen) und berücksichtigen.

Übersicht aller benötigten Informationen/Dokumente erstellen und etwaige Lücken aufzeigen.

Fehlende Unterlagen frühzeitig beim Auftraggeber anfordern.

Alle benötigten Hintergrundinfos verfügbar (vollständig)

zu Projektbeginn (ca. 1. Woche)

Leistungsverzeichnis vollständig und präzise ausarbeiten, sodass keine Leistungen fehlen und alles eindeutig beschrieben ist (vermeidet Nachträge und Missverständnisse).

laufend zu beachten

Anerkannte Standards und Normen einhalten: STLB-Bau-Textbausteine und DIN-konforme Formulierungen verwenden, um technische Korrektheit und Vergleichbarkeit sicherzustellen.

laufend zu beachten

Leistungsbeschreibungen verständlich und unmissverständlich halten (keine mehrdeutigen oder unnötig komplizierten Formulierungen).

laufend zu beachten

Vorhandene Textbausteine und Vorlagen wiederverwenden, um Erstellungsaufwand zu reduzieren und Konsistenz zu gewährleisten.

laufend zu beachten

LV in standardisiertem Format (GAEB) strukturieren, damit Angebote effizient eingereicht und ausgewertet werden können.

laufend zu beachten

Leistungsbeschreibungen modular aufbauen, sodass sie für zukünftige Ausschreibungen wiederverwendbar sind (langfristige Effizienz).

laufend zu beachten

Bewusst auf hohe Qualität setzen, da ein hochwertiges LV später weniger Nacharbeit erfordert und wirtschaftliche Vorteile bringt (weniger Streitigkeiten, schnellere Abwicklung).

laufend zu beachten

GAEB-konforme AVA-Software einsetzen (z. B. RIB iTWO, ORCA AVA, California.pro), um das LV strukturiert zu erstellen und als GAEB-XML zu exportieren.

laufend im Einsatz

Gegebenenfalls vordefinierte Excel-Vorlagen (mit Spalten für Positionsnr., Kurztext, Menge etc.) nutzen, um Leistungen zu erfassen – jedoch Daten später in AVA importieren, da Excel allein fehleranfällig ist.

laufend im Einsatz

Textbaustein-Bibliotheken verwenden (z. B. STLB-Bau oder interne Kataloge), um konsistente, normgerechte Leistungsbeschreibungen schnell zu generieren.

laufend im Einsatz

Digitale Tools für Abstimmung und Freigabe nutzen (z. B. Word mit Änderungsverfolgung, PDF-Kommentare oder Online-Kollaborationsplattformen), um Feedback effizient einzuholen.

laufend im Einsatz

Projektmanagement-Tools/Methodiken einsetzen (z. B. Aufgaben-Tracking, Meilensteinplan, ggf. agile Sprints), um den Fortschritt zu überwachen und frühzeitiges Feedback zu ermöglichen.

laufend im Einsatz

Moderne Software und standardisierte Prozesse nutzen, um Fehler zu vermeiden und Doppelarbeit zu reduzieren.

laufend im Einsatz