Projektfahrplan: Erstellung hochwertiger Leistungsverzeichnisse

Auf Basis der initialen Bedarfsermittlung erfolgt ein kontinuierliches Anforderungsmanagement während der Projektdurchführung. Zunächst werden die erhobenen Anforderungen konsolidiert und präzisiert. Alle Leistungsanforderungen an die Leistungsverzeichnisse werden schriftlich dokumentiert (z. B. welche Rahmenvertragsthemen sollen abgedeckt werden, welche Detailtiefe ist pro Leistungsposition gefordert, besondere Bedingungen oder Normvorgaben). Diese Anforderungsspezifikation wird mit dem Auftraggeber abgestimmt und validiert, um sicherzustellen, dass sie vollständig und korrekt ist. Nur bestätigte Anforderungen fließen in die Erstellung ein. Während des Projekts dient ein gutes Anforderungsmanagement dazu, Änderungen kontrolliert zu behandeln: Sollten sich im Verlauf neue Erkenntnisse ergeben (etwa zusätzliche Leistungen, die ins LV aufgenommen werden müssen, oder geänderte Standards), werden diese Änderungswünsche zunächst erfasst, auf Auswirkungen geprüft und nur in Abstimmung mit dem Auftraggeber in den Projektplan aufgenommen. So bleibt der Projektumfang klar definiert, und die Qualität des Endergebnisses wird gesichert. Regelmäßige Status-Meetings mit den Stakeholdern helfen, Anforderungen nachzuverfolgen und Missverständnisse früh zu beheben.

Meilenstein: Abnahme der Anforderungsspezifikation (inhaltliche und formale Anforderungen an das LV geklärt).

Bevor die eigentliche Textarbeit beginnt, wird eine sinnvolle Struktur für die Leistungsverzeichnisse entworfen. Das bedeutet, man definiert die Gliederung und Hierarchie der Inhalte. Beispielsweise wird festgelegt, wie die Leistungen kategorisiert werden (nach Gewerken, nach Anlagenteilen, nach Leistungsarten etc.), welche Haupt- und Unterpositionen es gibt, und welche Losaufteilung ggf. vorzunehmen ist (z. B. getrennte LVs für unterschiedliche Lose oder Fachbereiche). Eine durchdachte Struktur richtet sich nach den Anforderungen des Auftraggebers und eventuellen Normvorgaben. Insbesondere muss sie standardisiert und GAEB-konform sein, um die spätere Weiterverarbeitung und den Vergleich der Angebote zu erleichtern. So könnten z. B. Positionen mit Ordnungszahlen nach dem Standardleistungsbuch (STLB) oder einer unternehmensinternen Systematik versehen werden, damit jede Leistungsposition eindeutig zugeordnet ist. Bereits an dieser Stelle bietet es sich an, Textbausteine oder Muster aus bestehenden LVs einzubeziehen: Gibt es Vorlagen der Kunden oder häufig wiederkehrende Leistungsbeschreibungen, sollten diese als Module in der Struktur verplant werden. Die Struktur wird mit dem Auftraggeber abgestimmt, bevor die Detailausarbeitung erfolgt, damit klar ist, welche Kapitel und Positionen vorgesehen sind. Eine konsistente und wohldefinierte Gliederung verhindert später Doppelarbeit und Lücken im LV.

Meilenstein: Abgestimmtes Inhaltsverzeichnis / Gliederungskonzept für das Leistungsverzeichnis liegt vor.

Nun erfolgt die Erstellung des ersten Entwurfs des Leistungsverzeichnisses. Die verantwortlichen Bearbeiter füllen die zuvor festgelegte Struktur mit Inhalten: Jede Leistungsposition wird detailliert beschrieben (präzise Leistungsbeschreibung, Einheit, Mengeneinheit, evtl. Hinweis auf Normen oder Ausführungsbedingungen). Hierbei wird auf Vollständigkeit und Eindeutigkeit geachtet – Unklarheiten in Beschreibungen würden später zu Interpretationsspielräumen und Streit führen. Gegebenenfalls werden standardisierte Ausschreibungstexte (z. B. aus dem STLB-Bau oder anderen Textbibliotheken) verwendet, um normgerechte Formulierungen zu gewährleisten. Sobald der erste Entwurf fertiggestellt ist, wird er intern gegengelesen und dann dem Auftraggeber zur Prüfung vorgelegt. In einer Abstimmungsschleife geben die Stakeholder ihr Feedback: Fachlich-inhaltliche Anmerkungen (z. B. fehlende Positionen, Anpassung von Mengengerüsten), formale Korrekturen oder Wünsche zur Umstrukturierung. Dieses Feedback wird vom Projektteam erfasst und im zweiten Entwurf eingearbeitet. Je nach Projektgröße kann es mehrere solcher Überarbeitungsrunden geben, bis das Leistungsverzeichnis alle Anforderungen erfüllt. Wichtig ist, jede Änderung nachvollziehbar zu dokumentieren (wer hat was geändert und warum), um den Überblick zu behalten und Konsens über den Inhalt sicherzustellen. Digitale Werkzeuge oder zumindest die Änderungsverfolgung in Textdokumenten können hier helfen, Transparenz zu wahren. Nach der Einarbeitung aller Rückmeldungen entsteht der abschließende Entwurf, der vom Auftraggeber zur Qualitätsprüfung freigegeben werden kann.

Meilenstein: Erstentwurf des LV erstellt; nach Review: Überarbeiteter (finaler) Entwurfsstand fertiggestellt.

Bevor das Leistungsverzeichnis endgültig freigegeben wird, durchläuft es eine formale Qualitätssicherungs-Prüfung. Dabei wird kontrolliert, ob alle vorher definierten Anforderungen erfüllt sind und ob das Dokument vollständig, korrekt und konsistent ist. Eine übliche Maßnahme ist der Vier-Augen-Check: Eine unabhängige Person (oder ein QS-Team), die nicht direkt an der Erstellung beteiligt war, prüft das LV auf Herz und Nieren. Folgende Aspekte stehen im Fokus der Qualitätssicherung:

• Vollständigkeit: Sind alle geforderten Leistungen abgedeckt und stimmen die Mengengerüste? Wurden keine wichtigen Punkte aus der Anforderungsanalyse übersehen? Eine häufige Fehlerquelle sind fehlende Positionen oder unklare Mengenvorgaben, daher erfolgt hier ein Abgleich mit dem Anforderungskatalog und ggf. ähnlichen vergangenen LVs.

• Normen- und Richtlinienkonformität: Entspricht das LV den relevanten Standards (z. B. VOB/C für Bauleistungen, DIN-Normen für technische Anforderungen)? Sind die Formulierungen produktneutral und entsprechen den allgemeinen technischen Vertragsbedingungen? Oft hilft hier ein Abgleich mit Standardtexten (z. B. STLB-Bau) oder Prüftools, um sicherzustellen, dass die Texte VOB-gerecht und DIN-konform sind.

• Eindeutigkeit und Verständlichkeit: Die Leistungsbeschreibungen werden nochmals daraufhin geprüft, dass sie unmissverständlich und präzise sind. Jede Position sollte so klar formuliert sein, dass ein Bieter ohne Rückfragen versteht, was gefordert ist. Unklare Leistungsbeschreibungen würden sonst zu Auslegungsspielräumen führen. Ebenso soll die Sprache weder zu technisch (für Laien unverständlich) noch zu allgemein sein – ein gewisses Mittelmaß, das aber eher detailliert als zu vage beschreibt.

• Strukturelle Konsistenz: Es wird geprüft, ob die Nummerierung der Positionen lückenlos und logisch ist, ob Überschriften und Gliederung einheitlich sind und ob Querverweise stimmen. Eine nicht-standardisierte Struktur würde die digitale Weiterverarbeitung erschweren, daher muss die vorgegebene Gliederung konsequent umgesetzt sein.

• Rechtskonformität: Sicherstellen, dass keine unzulässigen Anforderungen enthalten sind (z. B. Vergaberechtsverstöße wie Markennennungen ohne "oder gleichwertig"). Auch wird geprüft, ob das LV den Einkaufsbedingungen der Kunden und dem rechtlichen Rahmen entspricht. Hier können die Rechtsabteilung oder Vergabefachleute involviert sein, um die Vergabekonformität zu bestätigen.

Eventuell werden kleinere Korrekturen aus der QS noch eingearbeitet. Wenn alle Prüfkriterien erfüllt sind, bescheinigt die Qualitätssicherung die Freigabereife des Dokuments.

Meilenstein: Qualitätsfreigabe erteilt (QS-Prüfprotokoll ohne offene Mängel).

Als letzter Schritt im Prozess steht die Freigabe des fertigen Leistungsverzeichnisses. Der Auftraggeber – ggf. vertreten durch den Projektverantwortlichen oder die Vergabestelle – erhält die final geprüfte Version zur Durchsicht. In einem Freigabegespräch oder per schriftlicher Bestätigung wird festgehalten, dass das LV den Anforderungen entspricht und offiziell genehmigt ist. Mit dieser Freigabe kann das Leistungsverzeichnis nun für die vorgesehenen Rahmenverträge eingesetzt werden (z. B. als Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen).

Parallel zur Freigabe erfolgen Projektabschluss-Aktivitäten: Die endgültigen Dateien werden in den gewünschten Formaten bereitgestellt (z. B. GAEB-XML für den Import in AVA-Systeme sowie PDF zur Lesbarkeit) und an den Auftraggeber übergeben. Falls notwendig, werden die Inhalte noch in Ausschreibungsplattformen hochgeladen oder in das Vergabesystem des Kunden integriert. Zudem bietet es sich an, eine Abschlussbesprechung durchzuführen, um Erfahrungen zu reflektieren (Was lief gut? Wo gab es Herausforderungen?) und sicherzustellen, dass alle Projektziele erreicht wurden. Damit wird der Prozess abgeschlossen.

Meilenstein: Offizielle Freigabe des Leistungsverzeichnisses durch den Auftraggeber; Projektabschluss dokumentiert.

Für die erfolgreiche Erstellung der Leistungsverzeichnisse sind diverse Informationen und Unterlagen erforderlich. Eine frühzeitige Zusammenstellung dieser Input-Dokumente gewährleistet, dass dem Projektteam alle wichtigen Details vorliegen:

• Existierende Leistungsverzeichnisse und Ausschreibungsunterlagen: Frühere LVs (oder vergleichbarer Projekte) dienen als Referenz. Sie geben Aufschluss über bisherige Strukturen, Leistungspositionen und sprachliche Formulierungen. Diese können als Vorlage oder Textbausteinquelle genutzt werden, um Konsistenz mit früheren Ausschreibungen herzustellen.

• Technische Dokumentationen und Pläne: Alle technischen Unterlagen, die das Vorhaben betreffen, z. B. Netzpläne, Wartungshandbücher, Leistungsbeschreibungen von Anlagen, Inspektionsberichte etc. Diese helfen, die geforderten Leistungen technisch genau zu beschreiben. Insbesondere für die Rahmenverträge über Bau-/Instandhaltungsleistungen an Infrastrukturanlagen (etwa Fernwärmesysteme) sind detaillierte Kenntnis der Anlagen und Tätigkeiten nötig.

• Standards und Richtlinien: Unternehmensspezifische Vorgaben, z. B. Standardformulierungen, CI-Vorgaben für Dokumente, interne Prozessanweisungen oder bevorzugte Material- und Ausführungsstandards. Auch Ansprechpartner-Listen der relevanten Abteilungen gehören dazu, damit bei Rückfragen klar ist, wer fachlich Auskunft geben kann. Wenn Kunden etwa eine bestimmte Strukturierungsvorschrift für Leistungsverzeichnisse haben oder ein Template, muss dieses einbezogen werden.

• Rechtliche und normative Rahmenbedingungen: Relevante Gesetze, Verordnungen und Normen, die im LV eingehalten werden müssen. Dazu zählen insbesondere die Vergabevorschriften (bei kommunalen Auftraggebern z. B. VgV, UVgO oder VOB/A – je nach Art der Leistung) sowie technische Normen (VOB/C mit DIN-Normen für Bauleistungen, Sicherheitsvorschriften, Umweltauflagen). Diese Rahmenbedingungen müssen bekannt sein, um z. B. ausschreibungspflichtige Inhalte korrekt zu berücksichtigen und keine vergaberechtswidrigen Anforderungen zu stellen.

• Organisatorische Daten: Eckdaten zu den geplanten Rahmenverträgen, wie Laufzeiten (z. B. 2026–2030), geplantes Auftragsvolumen, Anzahl der Losbereiche, eventuell vorgesehene Bieteranzahl oder besondere Vertragsbedingungen. Solche Informationen fließen zwar nicht direkt in jede Position des LV ein, beeinflussen aber die Gestaltung (z. B. ob ein LV pro Los erstellt wird, oder ob Mindest-/Maximalabnahmemengen formuliert werden müssen).

All diese Informationen sollten idealerweise zu Projektbeginn gesammelt werden. Ein Dokumentenregister kann helfen, den Überblick zu behalten. Bei Unvollständigkeit bestimmter Unterlagen sollte frühzeitig nachbeschafft oder mit dem Auftraggeber geklärt werden, um Verzögerungen zu vermeiden.

Ein zentrales Ziel ist, die Leistungsverzeichnisse so zu erstellen, dass sie höchste Qualität aufweisen und dennoch wirtschaftlich erstellt und genutzt werden können. Beide Aspekte lassen sich durch kluges Vorgehen vereinen:

• Vollständigkeit und Genauigkeit: Hochwertige LVs sind vollständig und präzise. Um dies sicherzustellen, wird systematisch mit der oben beschriebenen Anforderungserhebung und QS gearbeitet. Jede Leistung wird eindeutig beschrieben, inklusive aller erforderlichen Nebenleistungen, und mit klaren Mengengerüsten versehen. Ein präzise formuliertes LV verhindert Missverständnisse, reduziert Nachträge und schafft Transparenz zwischen Auftraggeber und Bietern. Damit werden teure Vertragsstreitigkeiten oder Nachträge vermieden – ein Qualitätsaspekt, der sich wirtschaftlich auszahlt.

• Normkonformität: Qualität bedeutet auch Einhaltung anerkannter Normen und Standards. Durch Verwendung von Standardtexten (z. B. STLB-Bau für Bauleistungen) wird sichergestellt, dass die Beschreibungen technisch stimmig und VOB-gerecht sind. Normgerechte LVs sind eindeutig und von allen Bietern gleich zu verstehen, was faire und vergleichbare Angebote ermöglicht. Zudem erfüllen sie damit automatisch die formalen Anforderungen, was Nacharbeit erspart.

• Eindeutigkeit: Hochwertige Leistungsverzeichnisse sind verständlich und lassen keine Interpretationsspielräume. Dies wird durch klare, einfache Sprache und eindeutige Definition der Leistungen erreicht. Jeder unklare Begriff wird vermieden oder definiert. Dadurch wird auch die Angebotsbearbeitung für Bieter effizienter – sie müssen keine Rückfragen stellen, was den Ausschreibungsprozess beschleunigt.

• Effizienz in der Erstellung (Wirtschaftlichkeit): Wirtschaftlich bedeutet hier, Ressourcen sparend zu arbeiten, ohne Qualität einzubüßen. Durch den modularen Aufbau und Wiederverwendung vorhandener Texte kann viel Zeit gespart werden. Zum Beispiel steigert die Wiederverwendbarkeit von Positionen, Vorlagen und Textbausteinen die Zeiteffizienz enorm. Anstatt jeden Text neu zu formulieren, greift man auf erprobte Bausteine zurück, passt sie projektgerecht an und vermeidet so Fehler und Doppelarbeit. Digitale Tools mit Vorlagenfunktion unterstützen dies.

• Effizienz in der Nutzung: Ein wirtschaftliches LV zahlt sich auch in der Ausschreibung und Vertragsabwicklung aus. Eine übersichtliche, standardisierte Struktur ermöglicht den Bietern eine schnellere Kalkulation und der Vergabestelle eine zügige Angebotsprüfung. Einheitliche Formate (z. B. GAEB-XML) erlauben den Import der Angebote in Auswertungsprogramme, was manuellen Aufwand reduziert. Außerdem erleichtert ein gut strukturiertes LV die spätere Abrechnung, da Leistungen klar zugeordnet und dokumentiert sind. Die Qualität des LV (Klarheit, Struktur) sorgt hier für wirtschaftliche Vorteile im gesamten Lebenszyklus des Rahmenvertrags.

• Modularität und Wiederverwendung: Um zukünftige Ausschreibungen oder Vertragsverlängerungen effizient zu gestalten, werden die LVs modular aufgebaut. Das heißt, allgemeine Teile (z. B. Baustelleneinrichtung, allgemeine Anforderungen) können als Module formuliert werden, die auch in anderen LVs wiederverwendbar sind. Spezifische Module (z. B. für Fernwärmeleitungen, Trafostationen etc.) werden so geschrieben, dass man sie bei ähnlichen Projekten erneut einsetzen kann. Diese Standardisierung spart langfristig Zeit und Kosten in der Erstellung, ohne jedes Mal bei Null anfangen zu müssen.

Zusammengefasst wird hohe Qualität nicht als Selbstzweck gesehen, sondern als Mittel, um Effizienz zu erhöhen. Ein qualitativ hochwertiges LV steigert die Ausführungsqualität und minimiert Risiken – was wiederum wirtschaftliche Vorteile durch weniger Nachträge und reibungslosere Projektabwicklung bringt. Gleichzeitig sorgen moderne Methoden und Wiederverwendung dafür, dass die Erstellung selbst schlank und zügig abläuft, also wirtschaftlich bleibt.

Für die Erstellung der Leistungsverzeichnisse bieten sich bestimmte Tools und Vorgehensweisen an, die sowohl die Qualität fördern als auch effizient sind:

• GAEB-konforme AVA-Software: In Deutschland hat sich das GAEB-Format als Standard für Ausschreibungs-LVs etabliert. Es empfiehlt sich daher der Einsatz einer AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung), die GAEB-XML unterstützt. Einheitliche Standards wie das GAEB-Format ermöglichen einen nahtlosen Datenaustausch mit anderen Programmen (Kostenberechnung, Angebote der Bieter etc.). Beispiele solcher Software sind RIB iTWO, ORCA AVA, California.pro, AVAPLAN oder auch spezialisierte Module selbst. Diese Tools bieten Funktionen wie Plausibilitätsprüfungen, automatische Nummerierung und können die erstellten LVs direkt in GAEB X81/X82/X83 Dateien exportieren. Das minimiert Formatierungsfehler und spart Zeit.

• Strukturierte Excel-Vorlagen: Falls keine AVA-Software zu Beginn verfügbar ist oder zur Vorbereitung, können Excel-Tabellen mit vordefinierten Spalten (Positionsnummer, Kurztext, Langtext, Einheit, Menge, Einheitspreis etc.) genutzt werden. Eine solche Vorlage sollte an GAEB-Strukturen angelehnt sein, damit die Daten später importiert oder konvertiert werden können. Excel erlaubt schnelle Massenbearbeitungen und Berechnungen, ist aber allein nicht optimal für große LVs. Wichtig: Bei Excel-Nutzung ist diszipliniertes Vorgehen nötig, um Fehler zu vermeiden – Prüffunktionen sind hier begrenzt, und man sollte den klassischen Word/Excel-Weg nicht zu lange verfolgen, da er zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Dennoch kann Excel z. B. für kleinere LVs oder tabellarische Mengengerüste ein hilfreiches Werkzeug sein, insbesondere wenn es später in GAEB überführt wird.

• Textbausteinbibliotheken: Wie bereits erwähnt, sind Textbausteine goldwert, um konsistente und normgerechte Leistungsbeschreibungen effizient zu erstellen. Die STLB-Bau Bibliothek des GAEB etwa liefert aktuelle, produktneutrale, DIN-konforme und VOB-gerechte Ausschreibungstexte für viele Leistungsbereiche. Ein solches System – sei es STLB-Bau oder eine interne Bibliothek der Kunden – kann in Kombination mit der AVA-Software genutzt werden, um per Auswahlmenü passende Formulierungen zu generieren. Auch eigene, projektbezogene Textbausteine (z. B. wiederkehrende Vertragsbedingungen, Sicherheitshinweise, Qualitätsstandards) sollten gepflegt werden. Das erhöht die Konsistenz und reduziert Tippfehler oder inhaltliche Abweichungen.

• Digitale Review-Prozesse: Für die Abstimmung und Qualitätssicherung empfiehlt sich ein digital gestützter Prozess. Anstatt Papierausdrucke zu kommentieren, kann man z. B. die Änderungsverfolgung in Word oder die Kommentarfunktion in PDF-Dokumenten nutzen, um Feedback der Stakeholder einzuholen. Noch besser ist die Verwendung von Kollaborationsplattformen oder speziellen Review-Tools, bei denen mehrere Beteiligte simultan Rückmeldungen geben können und der Überblick über offene Punkte erhalten bleibt. Einige AVA-Lösungen bieten Cloud-Plattformen für die Freigabe an, oder man nutzt allgemein verbreitete Tools wie SharePoint, Google Docs (für textuelle Inhalte) etc. Ein digitaler Workflow erhöht die Transparenz (alle sehen den aktuellen Stand) und verkürzt die Abstimmungszeiten, weil Rückmeldungen in Echtzeit einfließen können. Außerdem bleibt eine lückenlose Dokumentation aller Änderungen erhalten, was für Nachvollziehbarkeit sorgt.

• Projektmanagement-Methoden: Neben den inhaltlichen Werkzeugen ist der Einsatz klassischer Projektmanagement-Methoden sinnvoll. Dies umfasst z. B. das Führen eines Meilensteinplans, Einsatz von Task-Management-Tools (zur Verfolgung, wer bis wann welchen Abschnitt des LVs erstellt oder geprüft hat) und regelmäßige Status-Updates an den Auftraggeber. Agile Ansätze können auch helfen: etwa in kurzen Sprints bestimmte Kapitel des LVs fertigstellen und vorstellen, statt erst am Ende alles zu präsentieren. So erhält der Auftraggeber früh Einblicke und kann Kurskorrekturen vornehmen, was insgesamt effizienter ist.